Digitale Unterschriften Tutorial YA Clean software gebäudereinigung

Digitale Unterschriften sind mittlerweile fest im Arbeitsalltag vieler Unternehmen integriert. Und warum auch nicht? Sie sind schnell und einfach erstellt, man spart sich Zeit und auch noch Geld, da weniger Papierdokumente benötigt werden. Auch unsere Software für die Gebäudereinigung YA Clean ermöglicht die Erstellung von digitalen Signaturen. Wir zeigen Ihnen, wo Sie diese einsetzen können und wie das genau funktioniert.

Digitale Unterschriften im Arbeitsalltag

Doch bevor wir starten, lassen Sie uns ein wenig genauer darauf eingehen, warum Sie und Ihre Mitarbeiter digitale Unterschriften nutzen sollten. Dass Deutschland ein bürokratisches Land ist, ist mittlerweile kein Geheimnis mehr. Überall werden Dokumente, Formulare und Genehmigungen benötigt. Eine Situation, die jeder von uns kennt, sind typische Behördengänge wie beispielsweise die Beantragung eines neuen Personalausweises.

Heutzutage verläuft dieser Prozess einfach und schnell – und digital mit Signatur über ein Tablet. Was für ein Aufwand würde doch (wieder) entstehen, würden die Behörden – und natürlich auch alle anderen Einrichtungen und Unternehmen – jedes Mal ein Papierdokument ausdrucken, um Ihre Unterschrift zu erhalten. Bei mehreren Hundert Kunden am Tag kann da schonmal ein ganz schöner Papierhaufen zusammenkommen. Und hochgerechnet auf die gesamte Bundesrepublik ist es kaum mehr vorstellbar, was man mit den ganzen Dokumenten überhaupt anstellen soll. 

Mittlerweile bestehen nicht nur einfache digitale Signaturen, sondern auch fortgeschrittene und qualifizierte Formen der Unterschrift, sodass digitale Signaturen genauso akzeptiert werden wie traditionelle handschriftliche Unterschriften. Somit können sogar offizielle Anträge oder Verträge einfach digital unterschrieben und per E-Mail verschickt werden. 

Sie sehen, digitale Unterschriften sparen Papier und schützen die Umwelt. Darüber hinaus sind alle nötigen Daten und die Unterschrift direkt in Ihrem System gespeichert, um jederzeit und überall wichtige Informationen (z.B. über Ihre Aufträge) abrufen zu können. Ein Programm, das häufig im Arbeitsalltag und auch privat für die digitalen Unterschriften genutzt wird, ist Adobe Sign. Für Unterschriften mit YA Clean benötigen Sie aber keine externe Software. 

Einfach digital unterschreiben mit YA Clean

Auch in der Gebäudereinigung werden regelmäßig Unterschriften benötigt, sei es von der Geschäftsleitung, Disponenten, Reinigungskräften oder Ihren Kunden. Mit unserer Software bieten wir Ihnen ein Rundumsorglos-Paket für die Reinigungsbranche. Doch was ist überhaupt YA Clean?

Yellow Ant bietet Ihrer Gebäudereinigung mit dieser Software eine umfassende Lösung, um Ihre Prozesse im Arbeitsalltag zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Die Disposition der Web-Ansicht mit der Möglichkeit zur Personal-,  Kunden-, Geräte- und sogar digitalen Auftragsverwaltung sowie die einfach gestaltete Smartphone-App für Ihre Reinigungskräfte sind nur einige der zahlreichen Funktionen von YA Clean.

Praxistipps – Die wichtigsten Fragen und Antworten zu digitalen Unterschriften

Und wie funktioniert das nun mit der digitalen Signatur? Ganz einfach! Wir zeigen Ihnen alles, was Sie über die Nutzung der Unterschriften in YA Clean wissen müssen.

Wo kann ich einstellen, dass digitale Unterschriften benötigt werden?

Wenn Sie Ihre Aufträge in der Webansicht von YA Clean anlegen, können Sie ganz einfach ankreuzen, dass eine digitale Unterschrift nach Abschluss des Auftrags benötigt wird. Gehen Sie dazu einfach auf Aufträge und erstellen einen neuen Auftrag bzw. bearbeiten einen bereits vorhandenen.

Auftragsverwaltung mit digitalen Unterschriften software gebäudereinigung
Erstellung von Aufträgen mit erforderlichen digitalen Unterschriften in YA Clean
Nachdem Ihre Mitarbeiter den Auftrag erfolgreich abgeschlossen haben, unterschreiben Ihre Kunden direkt auf deren Smartphone und bestätigen, dass alles ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Papierdokumente werden somit nicht mehr am Arbeitsplatz benötigt. Nach der Unterschrift entsteht automatisch ein fertiger Arbeitsnachweis in der Verwaltung zum Versand an Ihre Kunden.
Digitale Signaturen YA Clean software gebäudereinigung
Digitale Unterschriften in der Smartphone App

Und wo finde ich die digitalen Unterschriften meiner Mitarbeiter?

Die digitalen Signaturen Ihrer Reinigungskräfte sehen Sie in der Web-Ansicht von YA Clean unter Kunden à Kundenunterschriften ein. Somit haben Sie alle Daten auf einen Blick. Einfacher geht’s nicht!

Einfach, schnell, digital – Mit YA Clean erobern Sie die Reinigungsbranche!

Sie wollen auch, dass Ihre Mitarbeiter und Kunden schnell und unkompliziert digital unterschreiben können? Kein Problem! Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr Informationen zu unserer Software erhalten möchten oder schließen Sie direkt einen 30-tätigen kostenlosen Testzeitraum ab
(natürlich digital). Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.

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